Zo hou je grip op een project met veel betrokkenen

Je organiseert een verbouwing van het clubhuis, of misschien een buurtevenement, en al snel praat je met de gemeente, een aantal buurtbewoners, vrijwilligers en misschien een sponsor. Iedereen heeft een mening en wil daar ook iets van terugzien in het eindresultaat. Na een paar overleggen ben je vooral bezig met iedereen tevreden houden in plaats van met de voortgang. In professionele taal heet dit stakeholdermanagement, vandaag hebben we het over hoe een specifieke rol binnen Scrum: Product Owner, omgaat met stakeholders.

Een Product Owner vertaalt wensen naar keuzes

De Product Owner doet stakeholdermanagement door het verzamelen van één duidelijke lijst om vervolgens te bepalen in welke volgorde dingen gebeuren. Bij een verbouwing van een clubhuis zijn dat bijvoorbeeld de gemeente met regels over vergunningen, buurtbewoners met zorgen over geluid, en vrijwilligers die het werk uitvoeren. Meer uitleg over wie als belanghebbende meetelt staat op de Wikipedia-pagina over belanghebbenden.

De grootste fout is stakeholders los van elkaar spreken

Een veelgemaakte fout is stakeholders los van elkaar spreken en vervolgens zelf een knoop doorhakken. Zo blijven belanghebbenden onwetend van elkaars wensen en ontstaat er weerstand zodra het besluit bekend wordt. Een Product Owner brengt stakeholders bij elkaar en bepaalt pas daarna de prioriteit, wat in het begin meer overleg kost maar latere weerstand voorkomt.

Ook de vergeten stakeholder is een bekende valkuil

Een project loopt al maanden en iedereen is gehoord, tot een partij die nooit was uitgenodigd toch invloed blijkt te hebben. Bij een buurtproject kan dat een omwonende zijn die nooit was aangeschreven, of een subsidieverstrekker met eigen voorwaarden. Opleiders als Agilescrumgroup.nl geven opleidingen in dergelijke zaken.

De aanpak vraagt tijd die een klein project niet altijd heeft

Deze aanpak vraagt tijd en discipline die niet elk klein project heeft. Voor een buurtfeest van een middag is een uitgebreide stakeholderanalyse al snel overkill. De aanpak werkt het best bij projecten die langer lopen, zoals een verbouwing of een jaarlijks terugkerend evenement. Bij kleine, eenmalige acties volstaat een kort gesprek met de belangrijkste partijen.

Overzicht begint bij weten wie er meepraat

Wie vooraf in kaart brengt wie er meepraat en waarom, hoeft achteraf minder vaak een besluit terug te draaien. Dat geldt voor een softwareteam net zo goed als voor een sportvereniging die een verbouwing plant. De rol heet in Scrum de Product Owner, maar het principe werkt overal waar meerdere partijen een mening hebben over hetzelfde project.